10 nguyên tắc thiết kế văn phòng khoa học doanh nghiệp không nên bỏ qua
Thiết kế văn phòng không nên bắt đầu từ phong cách
Modern, Minimalism, Industrial hay Luxury đều chỉ là lớp hình thức.
Trước khi lựa chọn phong cách, văn phòng phải giải quyết được vấn đề vận hành.
Một thiết kế tốt cần đảm bảo nhân viên đến đúng khu vực dễ dàng, bàn ghế phù hợp, ánh sáng tốt, cuộc gọi không làm phiền cả phòng và doanh nghiệp có khả năng thay đổi khi nhân sự tăng.
Dưới đây là những nguyên tắc quan trọng.
Nguyên tắc 1: Công năng đi trước thẩm mỹ
Không gian đẹp nhưng bất tiện sẽ nhanh chóng phát sinh chỉnh sửa.
Hãy xác định đầy đủ các chức năng cần có:
khu làm việc, phòng họp, quản lý, lễ tân, pantry, lưu trữ, máy in, điện nước và khu trao đổi.
Sau đó mới hình thành ngôn ngữ thẩm mỹ chung.
Nguyên tắc 2: Phân tích luồng di chuyển
Những vị trí được sử dụng nhiều nên tiếp cận thuận tiện.
Khách đến văn phòng không nên phải đi xuyên qua toàn bộ khu làm việc để tới phòng họp.
Máy in cũng không nên đặt tại nơi người sử dụng liên tục đi qua phía sau một nhóm đang tập trung.
Luồng nhân viên, khách và dịch vụ cần được xem xét ngay trên mặt bằng.
Nguyên tắc 3: Thiết kế theo mức độ riêng tư
Không phải hoạt động nào cũng cần phòng kín.
Có thể chia không gian theo bốn mức:
công cộng, bán công cộng, làm việc nội bộ và bảo mật.
Sảnh và phòng khách nằm ở lớp ngoài. Khu làm việc ở giữa. Phòng quản lý, tài chính hoặc khu cần bảo mật có thể nằm sâu hơn.
Phân tầng như vậy vừa thuận tiện vừa tăng khả năng kiểm soát.
Nguyên tắc 4: Không hy sinh ánh sáng tự nhiên
Nếu mặt bằng có cửa sổ đẹp nhưng được dùng làm kho hoặc phòng kín, doanh nghiệp đang bỏ phí một trong những nguồn lực tốt nhất.
Nên ưu tiên ánh sáng tự nhiên cho khu có nhiều người sử dụng.
Vách kính có thể giúp đưa ánh sáng sâu hơn vào bên trong.
Đồng thời cần kiểm soát chói bằng rèm hoặc hướng đặt màn hình phù hợp.
Nguyên tắc 5: Âm thanh phải được tính từ đầu
Tiếng ồn thường chỉ được chú ý sau khi văn phòng đi vào sử dụng.
Khi đó việc khắc phục có thể tốn kém.
Ngay từ bản vẽ, nên tách khu họp và cộng tác khỏi khu tập trung. Sử dụng vật liệu hấp thụ âm ở những không gian có nhiều người nói chuyện.
Không đặt phone booth sát khu vực cần tuyệt đối yên tĩnh nếu cách âm không đủ tốt.
Nguyên tắc 6: Nội thất phải phù hợp với cơ thể người dùng
Bàn và ghế là hai sản phẩm được sử dụng nhiều nhất trong văn phòng.
Ghế nên có khả năng điều chỉnh cơ bản và hỗ trợ tư thế ngồi. Bàn phải có chiều sâu đủ cho màn hình và khoảng thao tác.
Ngoài kích thước, khoảng trống chân và khoảng cách phía sau ghế cũng cần được tính toán.
Đừng chỉ nhìn kích thước chiếc bàn trên catalog.
Hãy tính cả không gian khi một người đang ngồi tại đó.
Nguyên tắc 7: Thiết kế cho hiện tại và tương lai
Nếu doanh nghiệp dự kiến tăng nhân sự, mặt bằng cần có vùng có thể mở rộng.
Bàn module và vách di động giúp thay đổi tương đối dễ dàng.
Ngược lại, xây quá nhiều tường cố định có thể làm chi phí cải tạo về sau tăng lên.
Thiết kế tốt không chỉ giải quyết ngày khai trương mà còn tính đến những thay đổi tiếp theo.
Nguyên tắc 8: Dây điện và dữ liệu phải được giấu có tổ chức
Một văn phòng đẹp rất dễ mất điểm bởi dây nguồn chạy trên sàn.
Cần xác định từ sớm số lượng máy tính, màn hình, máy in và thiết bị họp.
Từ đó thiết kế ổ cắm, hộp điện âm bàn, máng dây và đường truyền dữ liệu.
Việc bố trí công nghệ từ đầu cũng hạn chế nguy cơ dùng ổ nối điện tràn lan.
Nguyên tắc 9: Xây dựng điểm nhận diện thương hiệu vừa đủ
Một văn phòng có bản sắc không cần biến thành showroom quảng cáo.
Logo nên xuất hiện tại vị trí có chủ đích như lễ tân hoặc phòng họp chính.
Màu thương hiệu có thể được thể hiện thông qua ghế, vách, tranh hoặc đồ họa.
Cách làm tinh tế thường tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn việc phủ màu nhận diện trên mọi bề mặt.
Nguyên tắc 10: Trải nghiệm nhân viên là tiêu chí cuối cùng
Sau mọi bản vẽ, câu hỏi quan trọng vẫn là: người sử dụng cảm thấy thế nào?
Họ có dễ tìm phòng họp không? Có nơi gọi điện không? Ghế có thoải mái không? Pantry có đủ chỗ vào giờ cao điểm không?
Những chi tiết này quyết định văn phòng hoạt động tốt hay chỉ đẹp trên hình ảnh.
Quy trình hợp lý trước khi thiết kế
Doanh nghiệp nên thực hiện lần lượt:
khảo sát mặt bằng; thống kê nhân sự; phân tích phòng ban; liệt kê nhu cầu; dự báo tăng trưởng; xây dựng zoning; bố trí nội thất; kiểm tra giao thông; sau đó mới phát triển hình ảnh thiết kế.
Nếu đảo ngược và chọn phong cách trước, nhiều quyết định có thể phải thay đổi.
Nguyên tắc thiết kế văn phòng hiện đại có thể tóm gọn trong ba từ: đúng người – đúng việc – đúng không gian.
Khi công năng, ánh sáng, âm thanh, nội thất và công nghệ được giải quyết đồng bộ, thẩm mỹ sẽ trở thành giá trị cộng thêm thay vì lớp vỏ che đi những bất tiện bên trong.
