Cách bố trí văn phòng nhỏ: 10 giải pháp giúp không gian rộng và hiệu quả hơn
Văn phòng nhỏ không đồng nghĩa với văn phòng chật
Diện tích hạn chế là bài toán quen thuộc của startup, công ty SME hoặc doanh nghiệp thuê mặt bằng tại khu vực trung tâm. Sai lầm thường gặp là cố gắng đưa càng nhiều bàn ghế vào mặt bằng càng tốt.
Kết quả là văn phòng có đủ chỗ ngồi nhưng thiếu lối đi, thiếu không gian lưu trữ và khiến nhân viên luôn có cảm giác chật chội.
Một văn phòng nhỏ hiệu quả cần được thiết kế theo hướng giảm những thứ không cần thiết và tăng công năng trên từng mét vuông.
1. Xác định số người thực tế cùng có mặt
Đừng bắt đầu bằng câu hỏi doanh nghiệp có bao nhiêu nhân viên.
Hãy xác định có bao nhiêu người thực sự cùng làm việc tại văn phòng vào thời điểm cao nhất.
Nếu công ty có 40 nhân viên nhưng thường xuyên có đội sales đi gặp khách hoặc áp dụng hybrid working, việc bố trí 40 bàn cố định có thể gây lãng phí.
Dữ liệu sử dụng thực tế giúp doanh nghiệp lựa chọn số lượng bàn phù hợp.
2. Ưu tiên cụm bàn thay cho bàn đơn
Một trong những cách bố trí văn phòng nhỏ hiệu quả là sử dụng module bàn làm việc.
Bốn bàn riêng lẻ thường cần nhiều khoảng trống và chân bàn hơn một cụm bốn vị trí được thiết kế đồng bộ.
Cụm bàn còn giúp:
- bố trí dây điện tập trung;
- sử dụng chung vách ngăn;
- tạo khu vực làm việc nhóm;
- giữ mặt bằng gọn hơn.
Với phòng dài, bố trí module theo trục dọc thường tạo luồng giao thông rõ ràng.
3. Đưa tủ lưu trữ sát tường
Tủ đứng giữa không gian có thể biến thành vật cản.
Với văn phòng nhỏ, nên ưu tiên tủ thấp sát tường, tủ âm hoặc tủ có chiều cao phù hợp với mặt bằng.
Những tài liệu ít sử dụng nên số hóa hoặc chuyển sang kho riêng thay vì chiếm diện tích làm việc mỗi ngày.
Một nguyên tắc hữu ích là: đồ nào không cần tiếp cận hằng ngày thì không nhất thiết phải đặt cạnh bàn làm việc.
4. Tận dụng chiều cao
Khi diện tích sàn không thể tăng, chiều cao là nguồn không gian đáng giá.
Hệ tủ cao, kệ treo hoặc tủ hồ sơ nhiều tầng giúp tăng khả năng lưu trữ mà không mở rộng footprint.
Tuy nhiên không nên phủ kín toàn bộ tường bằng tủ cao vì có thể tạo cảm giác nặng nề.
Kết hợp tủ thấp và tủ cao ở một số vị trí sẽ cân bằng hơn.
5. Sử dụng vách kính thay cho tường kín
Phòng họp hoặc phòng quản lý thường cần riêng tư, nhưng tường xây kín có thể khiến văn phòng nhỏ bị chia vụn.
Vách kính giúp ánh sáng xuyên qua và duy trì cảm giác liên tục của không gian.
Tại vị trí cần bảo mật, có thể sử dụng kính mờ, decal hoặc rèm.
Giải pháp này đặc biệt hiệu quả với văn phòng chỉ có một mặt lấy sáng tự nhiên.
6. Chọn nội thất đúng tỷ lệ
Một chiếc bàn giám đốc quá lớn hay sofa ba chỗ trong khu lễ tân nhỏ có thể phá vỡ toàn bộ tỷ lệ không gian.
Văn phòng nhỏ nên ưu tiên nội thất:
- đường nét gọn;
- chân thanh thoát;
- màu sắc sáng hoặc trung tính;
- kích thước vừa đủ;
- có nhiều công năng.
Không nên mua nội thất trước rồi mới tìm cách đưa vào bản vẽ.
Nội thất cần được lựa chọn dựa trên mặt bằng.
7. Giảm phòng cố định, tăng khu đa năng
Nếu một phòng họp lớn chỉ được sử dụng vài giờ mỗi tuần, đó có thể là diện tích chưa được khai thác hiệu quả.
Doanh nghiệp nhỏ có thể thiết kế một khu vực đa năng: ngày thường dùng làm trao đổi nhóm, khi cần có thể đóng vách hoặc ghép bàn thành phòng họp.
Bàn gấp, bàn có bánh xe và ghế xếp chồng là những công cụ hữu ích.
8. Đừng quên không gian âm thanh
Một văn phòng nhỏ thường khiến mọi hoạt động diễn ra gần nhau.
Chỉ một người gọi điện cũng có thể ảnh hưởng cả phòng.
Nếu không đủ diện tích xây nhiều phòng riêng, có thể cân nhắc phone booth, vách tiêu âm hoặc một góc dành riêng cho cuộc gọi.
Tách người đang họp online khỏi nhóm cần tập trung tạo khác biệt rất lớn về trải nghiệm.
9. Ánh sáng quyết định cảm giác rộng hay chật
Văn phòng tối thường có cảm giác nhỏ hơn diện tích thực.
Không nên đặt tủ cao hoặc phòng kín chắn ngay cạnh cửa sổ. Những vị trí gần ánh sáng tự nhiên nên dành cho khu làm việc chung nếu có thể.
Màu trần và tường sáng cũng giúp phản xạ ánh sáng tốt hơn.
Thay vì sử dụng một loại đèn cho toàn bộ mặt bằng, có thể kết hợp ánh sáng chung với đèn tại các khu vực cần tập trung.
10. Thiết kế lối đi trước khi đặt bàn
Nhiều bản bố trí mắc lỗi đặt đủ bàn trước, sau đó mới xem còn chỗ nào làm lối đi.
Quy trình nên ngược lại.
Xác định cửa ra vào, đường đến phòng họp, pantry, máy in và lối thoát trước. Sau đó mới tổ chức bàn ghế quanh luồng di chuyển.
Một lối đi rõ ràng khiến văn phòng nhỏ trông ngăn nắp và rộng rãi hơn đáng kể.
Màu sắc nào phù hợp với văn phòng nhỏ?
Màu trắng không phải lựa chọn duy nhất.
Các màu be, ghi sáng, kem, gỗ sáng hoặc xanh nhạt đều có thể tạo cảm giác nhẹ nhàng.
Doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng màu thương hiệu nhưng nên chọn một số bề mặt làm điểm nhấn thay vì phủ toàn bộ không gian.
Ví dụ, màu nhận diện mạnh có thể dùng tại khu lễ tân, vách logo hoặc một vài ghế lounge.
Ba sai lầm thường gặp
Sai lầm thứ nhất là mua quá nhiều nội thất.
Sai lầm thứ hai là tạo quá nhiều phòng nhỏ khiến mặt bằng bị chia cắt.
Sai lầm thứ ba là chỉ tính đủ chỗ ngồi mà quên các chức năng phụ như lưu trữ, họp nhanh, ăn uống và gọi điện.
Một văn phòng hiệu quả không được đánh giá bằng số bàn có thể đặt vào mà bằng mức độ thuận tiện khi mọi người sử dụng cùng lúc.
Cách bố trí văn phòng nhỏ tốt nhất là tổ chức lại nhu cầu trước khi tổ chức đồ đạc.
Khi số lượng vị trí, lối đi, lưu trữ, ánh sáng và khu vực chung được tính toán hợp lý, một mặt bằng hạn chế vẫn có thể trở thành nơi làm việc thoải mái và chuyên nghiệp.
