Tủ tài liệu đang thay đổi thế nào khi văn phòng giảm sử dụng hồ sơ giấy?

Số hóa tài liệu đang làm thay đổi cách doanh nghiệp sử dụng không gian lưu trữ. Điều đó không có nghĩa tủ văn phòng biến mất, nhưng chức năng của chúng đang thay đổi.

Không phải bộ phận nào cũng cần lượng lưu trữ giống nhau

Kế toán, hành chính, pháp chế hoặc nhân sự có thể cần lưu hồ sơ khác với marketing hay công nghệ. Vì vậy, bố trí cùng một lượng tủ cho mọi phòng ban dễ gây lãng phí diện tích.

Doanh nghiệp nên khảo sát lượng tài liệu thực tế trước khi quyết định số lượng tủ.

Tủ thấp có thể thay thế một phần tủ cao

Trong văn phòng mở, tủ thấp vừa tạo không gian lưu trữ vừa có thể đóng vai trò phân chia tương đối giữa các khu vực mà không chắn tầm nhìn.

Bề mặt phía trên cũng có thể sử dụng để đặt cây xanh hoặc một số vật dụng chung.

Hộc di động vẫn có giá trị

Ngay cả khi tài liệu được số hóa, nhân viên vẫn có vật dụng cá nhân cần lưu trữ. Hộc di động dưới bàn giúp giải quyết nhu cầu này mà không cần tăng nhiều diện tích.

Tủ cá nhân phù hợp với mô hình chỗ ngồi linh hoạt

Nếu doanh nghiệp áp dụng hot desk hoặc nhân viên không có bàn cố định, locker cá nhân trở nên hữu ích hơn tủ tài liệu truyền thống.

Nhân viên có thể lưu đồ cá nhân và nhận bất kỳ vị trí làm việc phù hợp nào trong ngày.

Số hóa không đồng nghĩa loại bỏ toàn bộ lưu trữ

Mục tiêu nên là giảm những tủ không cần thiết và lựa chọn đúng loại lưu trữ cho từng nhóm người dùng.

Khi được tính toán hợp lý, doanh nghiệp vừa giải phóng diện tích vừa giữ được văn phòng gọn gàng và dễ quản lý.